Zwischen Rallye, Gala und Regentenbau musste jedes Detail sitzen
Bei Veranstaltungen wie der Franken Classic entsteht der Aufwand durch viele kleine Abhängigkeiten und gleichzeitige Prozesse. Das Event begann für die Gäste nicht erst am Abend begann im Regentenbau. Die Gäste kamen direkt aus einem laufenden Veranstaltungswochenende mit Zeitplänen, Etappen, Fahrzeugen, Siegerehrung und Anreisebewegungen aus verschiedenen Richtungen.
Ein Teil der Teilnehmer war bereits seit dem Nachmittag unterwegs. Andere trafen später ein, weil Fahrzeuge überprüft, Gespräche geführt oder letzte Programmpunkte beendet wurden. Dadurch verschieben sich Ankunftszeiten automatisch. Für Küche und Service bedeutet das: Der Ablauf muss weiterhin souverän durchgeführt werden, auch wenn sich Programmpunkte und Zeiten dynamisch verändern.
Hinzu kam die Struktur der Eventlocation selbst. Der Regentenbau wurde nicht als moderne Eventlocation mit kurzen Wegen und neutralen Flächen geplant. Zwischen Foyer, Sälen und Servicebereichen entstehen längere Laufwege, unterschiedliche Raumwirkungen und feste architektonische Grenzen. Gleichzeitig erwartet ein Gala-Dinner dort einen anderen Rhythmus als ein klassisches Firmenevent in einer Messehalle oder einem Hotel.
Auch die Gästezusammensetzung spielte eine Rolle. Bei der Franken Classic treffen langjährige Teilnehmer, internationale Teams, Veranstalter, Sponsoren und Begleitpersonen aufeinander. Manche kommen direkt aus dem Rallyealltag in den Abend, andere nutzen das Gala-Dinner stärker als gesellschaftlichen Abschluss der Veranstaltung. Entsprechend unterschiedlich sind Dynamik, Gesprächssituationen und Bewegungen im Raum.
Unsere Aufgabe bestand deshalb nicht darin, möglichst spektakulär aufzutischen, sondern mehrere hundert Personen innerhalb eines engen zeitlichen Rahmens gleichzeitig zu bedienen.
